В жизни каждой компании наступает момент, когда нужно заниматься созданием архива или другими мероприятиями, включающими в себя архивную обработку документов.
Работа с бумагами — сложное и кропотливое занятие, которое по душе далеко не каждому. Для этого нужен особый склад ума и характера, поэтому не удивительно, что большинство руководителей не хотят делать это своими силами, а задаются вопросом, где заказать архивную обработку дел и документов.
Когда требуется архивная обработка документов?
Данная процедура требуется в разных ситуациях, но чаще всего она необходима:
- при создании архива на предприятии;
- при передачи бумаг на внеофисное хранение;
- при необходимости отправить документы в государственные архивные фонды.
Последняя причина — самый популярный мотив, по которому клиенты обращаются за данной услугой. Дело в том, что госархивы очень серьезно относятся к качеству обработки, правилам оформления сопутствующей документации и другим подобным моментам. Поэтому в данном случае справиться своими силами практически нереально, либо это займет очень много времени на подготовку и реализацию.
Что собой представляет архивная обработка документов?
Архивная обработка документов состоит из нескольких этапов:
- отбор бумаг;
- экспертиза научно-практической ценности — то есть определение, нужно ли по закону хранить документы, целесообразно ли оставлять прочие бумаги из практических соображений;
- определение сроков хранения каждой бумаги;
- систематизация по типу, срокам годности и т.д.;
- оформление дел — правила и нормы нужно брать из «Основных правил работы архивов организаций»;
- выделение дел, срок годности которых истек;
- подготовка соответствующих актов.
Важно понимать, что создание архива не ограничивается этой обработкой. Она — лишь один из этапов.
Кто оказывает такие услуги?
Чаще всего, подобные услуги оказывают компании, которые профессионально занимаются архивной деятельностью. Например, в Санкт-Петербурге вы можете заказать обработку у специалистов «Первого Городского Архива». Они работают как с государственными фондами, так и при создании архивов на предприятиях. Кроме того, у ПГА есть собственное хранилище, куда вы можете отправить документы, если хотите избавить себя от необходимости взаимодействия с ними.
Также можно обращаться за помощью к частным архивариусам, но только если это надежный специалист с хорошими рекомендациями, которому вы доверяете. Если на примете таких людей нет, стоит все же работать с компаниями, которые серьезно подходят к подбору штата.
